Rilevare le presenze dei dipendenti può rivelarsi una attività consumante per coloro che gestiscono le risorse umane in un’azienda: sono molti i parametri da tenere sotto controllo, sottintendendo anche diversi costi a seconda della modalità scelta per misurare.
Rilevare le presenze significa certificare gli orari di entrata e di uscita dei dipendenti e registrare le presenze giornaliere degli stessi in modo tale da garantire la produzione generale e ovviamente l’organizzazione interna in modo efficace ed efficiente.
Esse rappresentano anche il dato principale sul quale viene creata la busta paga: per tale ragione è basilare gestire queste registrazioni in modo corretto. Sono diversi i modi in cui è possibile registrare gli orari di presenza all’interno di un’azienda e i principali sono: il libro presenze, il Timbra cartellini e il software di gestione presenze.
Rilevare le presenze con quest’ultimo metodo è senza dubbio la soluzione più pratica per un’azienda informatizzata al punto giusto che intende ottimizzare le risorse economiche e di tempo della propria impresa. Essa infatti, posizionando alcuni lettori in grado di registrare il transito della persona, potrà poi gestire i dati raccolti proprio attraverso software gestionali di alto livello come Fluida.
Sarà infatti il programma stesso a raccogliere tutte le informazioni, gestirle in modo adeguato e calcolare, in base alle impostazioni legate alle regole aziendali, le ore di presenza dei lavoratori. È importante sottolineare che le norme impostate sono uguali per qualsiasi lavoratore e che eventuali penalità orarie o modificazioni nella busta paga saranno applicate in base a quelli che sono i parametri selezionati dall’impresa, sia per ciò che concerne il singolo lavoratore, sia per gruppi degli stessi o per la totalità dell’azienda.
Gli altri metodi di rilevamento delle presenze vengono applicati di solito tenendo conto della natura dell’azienda, della sua grandezza e delle necessità di gestione. Il timbrare il cartellino è un altro metodo molto diffuso ma in qualche modo meno efficiente rispetto al software gestionale, soprattutto se il dispositivo non è elettronico e non ci si avvale di un badge che presuppone una certa automatizzazione del processo.
L’utilizzo infatti dei vecchi modelli adibiti allo scopo può risultare fallace per il troppo impegno richiesto all’amministratore nella rendicontazione, che potrebbe involontariamente saltare il controllo di qualche dipendente portando così a conteggi errati o comunque privi del giusto controllo.
Una criticità importante che potrebbe sommarsi a casi di timbrature non autorizzate e dimenticanze volontarie e involontarie facilmente evitabili con l’uso di software gestionali di alto livello come quello di Fluida.